印刷业中邮寄工作流程最佳管理解决方案

    近年来，很多企业都在倡导无纸化办公，而且有些企业已经在这方面取得了一定的进步，但我们在工作中仍然需要使用大量的纸张，而且这种纸质文件通常是通过企业的邮寄中心来进行发放的。

    既然纸张不会那么快被人们所淘汰，那么企业现在面临的最大问题就是如何更改地利用数字邮寄技术和简化邮件的输入和输出流程。

    老式邮寄中心往往会消耗大量的人力和财力，而新一代邮寄中心则运行起来更加顺畅，它能通过先进的电子工具，使空间得到更有效的利用；更快地处理和交换数据；为用户提供一个简化的自动化流程；降低印刷生产对环境的影响；并确保信息的安全存储和使用。

    内部模式

    从一个邮寄中心的基本任务来看，它更像是一个内部印刷厂。邮寄中心需要接收文件；管理内容；对邮件进行分类、存储和折叠；采集数字内容；传播信息；并创建对数字文件的长期保存机制。

    尽管一个印刷企业也许只能生产几种类型的产品，比如小册子、名片和营销材料等，但邮寄中心必须要具备对各种形状、各种尺寸和各种用途的邮件进行处理的能力。

    EMC公司EMC Captiva产品的高级营销经理Sean Baird指出：“人们通常是通过数字邮件采集解决方案来为大型企业提供邮件服务的。一个基于事务性文件的处理过程往往要涉及多个环节，其中包括采集文件、分类、提取数据和将数据输送到正确的系统和流程中去。人们在对文件进行扫描之前，需要做大量的准备工作，比如说对文件进行分类、插入独立页面或给文件贴上条形码等。”

    Datacap公司的营销经理David Jenness也同意Sean Baird的看法，他说：“从本质上来说，一个数字邮寄中心肯定要接触到各种类型的文件。”Datacap公司是新型Datacap Wordfire软件的开发商，这款软件能通过文字分析对文件进行自动分类。David Jenness说：“在对混合文件进行扫描的时候，操作人员需要用一种有效而准确的方法来识别文件。比如说，内部文件的处理方式肯定与普通文件不同，而且有些文件需要被发送到不同的部门，并具有不同的法律要求。”

    “大型数字化邮寄中心目前普遍采用的一个方法是对文件进行手工分类，并在扫描之前把独立的页面添加进去，”Jenness继续说到：“在数字邮寄中心里，这可能要用到很多劳动力，并花费大量的成本。Datacap Wordfire能让人们一次性扫描各种类型的文件，而且还能通过识别和比较页面上的字体确定文件的类型。”
     工作流程的建立：硬件和软件

    必能宝公司是邮寄领域中的佼佼者和风向标。该公司拥有数十种能够帮助邮寄中心提高工作效率的解决方案，例如开信器、插页机、折页机、邮资计量器和封装系统等。此外，该公司还能为用户提供各种对输入和输出邮件进行质量控制的工具，其中就包括Mailstream Monitor Integrity系统，这是必能宝公司最新推出的一个扫描解决方案，它能检测、跟踪和报告邮件在生产过程中的完整性。

    考虑到质量控制和遵守法规的问题，贝灵巧公司推出了自己的JET Vision Postal验证解决方案，它整合了一系列测试印刷质量和邮政处理效率的工具——条形码的可读性、信号反差、尺寸和定位等都在它的测试范围之类。总地来说，它要在整个生产过程中对每一封邮件进行23项测试。

    贝灵巧公司的业务开发经理Mike Maselli解释说：“我们的客户通常会用贝灵巧软件包和JET Vision系统来提高其邮件生产过程的完整性、质量和生产力。无论客户是想实现对邮件的主动跟踪和数据分析，还是想确认每封邮件是否达到了特定的标准，我们都能为其提供完美的解决方案。”

    此外，贝灵巧公司还拥有一系列处理输入邮件的先进技术，其中包括分拣软件、电子阅读器和汇款解决方案。

    OPEX公司主要是开发和生产一系列电子邮寄解决方案，其中包括：开信器、抽出器、扫描单元、分捡器、齐纸器和付款处理设备。该公司的Mail Matrix混合式邮件分拣系统——采用了iBOTs的智能化数据库软件、图像采集设备和无线技术——能够为邮件找到一个合适的定位点，并把它发送过去。

    我们用电子工具来简化邮寄中心工作流程的主要目的是为了获取更快的生产速度。恰当的解决方案不仅能实现生产的自动化，而且还能显著提高生产过程的速度。TakeScanOptics公司的Onyx采集和分类解决方案能达到240页/分钟的速度，同时还能对混合文档进行扫描、读取和分类。有了这个解决方案，传统的邮寄中心就能在仅有几名员工的情况下顺利完成对大量邮件的处理工作。

    BancTec公司于近日又为自己的Intelli Scan家族添加了一个新成员——Intelli Scan XDS。这款设备配备了Intelli Scan USC软件和一个500页的文件飞达，因此能够在600dpi的光学分辨率下每分钟采集64张彩色页面，而在200dpi的速度下，它的扫描速度则能达到550页/分钟。

    在一个扫描解决方案中，功能性与速度对大多数邮寄中心来说是同样重要的。IBML（Imaging Business Machines,LLC）深知客户对设备灵活性的强烈需求，并相继开发出了Image Trac III和Image Trac IV扫描解决方案，以满足客户对不同幅面和不同重量的文件的扫描需求。