让你的企业不再是“造纸厂”，从清理员工文件夹开始！

时间是企业盈利能力的边界，它同时也取决于其信息结构。现代的企业都有信息处理系统，如果没有相应的信息，生产中的每一块金属（机器、零部件、在制品、成品、格箱、工具）都是废品。

沟通的开支也相对较大：企业就像是一个造纸厂，企业耗纸量从1991年的5kg/年上涨到2001年的37kg/年，2006年已经达到252kg/年。根据施乐公司的一项研究，企业的平均印刷成本为其销售额的5.4%。这个情况在10年后的今天并没有有所改善。员工往往还是会将电子邮件打印出来作为证明。

造纸厂

基于纸张的沟通（仍然）主导着生产。星期日在工厂里走一圈就能看出来，你不只能听到压缩空气阀门发出的嘶嘶声，还可以看到工作台上全是纸条和纸张，主管办公室的钥匙箱上、格箱上面和旁边、机器旁也全都是图样、通告、数据、测试计划、病假条、清单、日程安排、计算单、工作底稿、运单、季度报表、支付账单、维修日历、日历、库存清单、投诉单、备忘录、工作合同、工资单、报废报告、公司简报还有过时的挂在公告板上的统计数据。有人曾经算出一个公司里面每一张五颜六色的（指做过标记的）、打好孔的（指归档备案的）纸的成本约为50分。因为每张纸必须：先被写出内容（总结、记录重量或者数量、书写），必须进行评估（统计、图形、表格、合并、报告），还要进行管理（货架、抽屉、文件夹、列表、通知、放入抽屉），还要被传递（审查、修订、复制、共享、反馈、拷贝、最后归档）。

十几年前就有企业试图进行无纸化生产，但并没有成功。无纸化生产并不是新概念，以前就存在了。在当下的工厂中，大多数的沟通都是靠走。边走路边传递信息是常态：如果一个客户想得到准确的交货日期，销售人员会穿过两个房间走到业务员办公室，然后业务员走到工长那里，工长再走到机器操作者那里，最后的回答是“这要看情况”。随后这个答案会以相同的路径再传递回来。但在这长时间的“散步”过程中，第二个问题“客户可以在星期四的时候来取货吗？”又发来了。图样和测试指令并没有什么作用。业务员办公室的后墙是用柜子组成的墙，一共有600多个抽屉，每个抽屉有6~12个隔断。这里曾是中央数据库：在这里，公司的知识以样品的形式进行存储。每一个生产过的零部件都有一个或多个样品。对于未来的订单来讲，这些都是机器设置的指令，同时也是给销售人员用的展品。同样与客户的沟通也主要通过给客户展示手上的样本来实现，客户去决定零件是否合适。在打包要发货的包裹时外层还会用绳子再绑一份同样的样品。这样做的必要性有很多，如对于员工来讲，去区别螺纹尺寸毫米、英寸、不同的名称（DIN或者惠氏来表示长度、直径），还有不同语言书写的品号，再加上不同版本的宣传手册是很难的。

非创造附加价值的接口

无论是否用走的方式，沟通都是昂贵的。沟通意味着逐次处理，也就意味着费时、费力，它还具有任意性（没有人听从我们的）、还包括信息丢失，它意味着大量的电话沟通、记录、通知等。因为需要按照步骤来，所以还会损失时间。有一些内容短时间内是不可用的，因为它们可能存储在某个员工的头脑里，或者被放到了抽屉里。这就是俗话说的：“如果Siemens真的知道Siemens所知道的！”此外，接口的丢失也很明显，传话游戏在企业中每天都在上演：说出的不是听到的，听到的没有理解，理解的不同意，同意了的不去做。

物料流通和信息流通

下图指出了人们在生产时除了计算机还会遇到的文件、文档、表格等：入库文件、初始取样、工作底稿、随附文件、理货表、质量记录，就像年假申请单一样都是需要Excel表格或者图表的。

企业变成“造纸厂”的例子

沟通渠道跟随等级结构，也就是垂直于物料流通。哪里有物料流通，哪里就存在接口，就像图中展现的一样：隔离区的物料、入货仓库的物料、生产中的物料、在扩展区如电镀中的物料。接口制造了上图中列出的文件，也就是“造纸厂”。

企业操作信息结构并不是以客户为基础的。在传统的匿名批量生产中，从生产方的角度来看，客户是不存在的。例如，在“我们”工厂就明令禁止说出客户的名称：因为说不定哪名员工会去我们的竞争对手那告诉他们我们的客户是谁。客户并不在工厂内部，同样，大多数销售人员也常年不在厂内，他们总是在出版商、游客、代理，或者在汉堡或不莱梅的一些特殊出口商那里进行拜访。

在现代附加价值创造中，客户永远是企业的中心，并且决定附加价值的高度。客户并不像以前那样选择匿名产品，而是选择明确的产品方案，所有客户订制的服务项目都在其中，如带有文件及批量检测的质量协议、初始取样、流程文档、材料分析、产品及流程FMEA（失效模式与影响分析）、PPM值等。客户制定的供应商批准文件还规定了介入集装箱管理的权利，因为这个供应商只可以将货物运送到指定客户的集装箱内。

与订单相关的信息技术在企业中并没有实行多久：机器周期可以进行计算，但订单运行时间却不能轻易地测出。初始时间的运行数据其实就是自动的机器周期统计，从而变成自动的机器统计数据。即使在今天，依然有很多MES主要是用来统计机器利用率。横向一体化系统的缺乏也体现在不同网络系统的共存中，如生产数据采集、机床数据收集、考勤、质量CAQ系统（计算机质量控制系统）、日程调度控制台、负责高架仓库流程数据的仓库管理系统或者负责NC（高端管理软件）运行的DNC数据（分布式数控）。

不断的运行时间检测依赖于所有系统的整合，尤其是ERP和MES的整合。咨询、报价直至接受订单通常是MES外记录的，相反，通过ERP系统对生产过程进行每一分钟（短期）的跟踪也是不可能的。除此之外，许多订单指定的生产类型是非常有限的。深入研究订单往往是在生产的最后阶段，也就是组装之前就结束了。相反，组装依赖于零部件仓库，仓库里存放着匿名的以及和订单不相关的零部件。当前的目标是将ERP、MES中的内容与工作计划相关的信息和客户定制的订单数据进行整合。借助于ISA S95《生产运行管理》（http://www.isa-95.com），孤立方案的缺点可以被避免（Kletti和Schumacher，2013）。这样订单进度与客户订单数据、购买内容、材料消耗、存储、交货时间、评价等实质性的方向都是相互匹配的。

订单相关工作通畅性，也就是从询价到最后发货，再到货运代理、到货、进入仓库、到最终客户或者产品组装的通畅性已经在某些企业实现了，如汽车行业安全气囊的制造商高田。但这对于大多数企业来说还不现实。

交流文化

一个员工曾经报告说，他度假回来上班后看到收件箱里有180多封邮件。这对于一些听众来讲其实算少的。根据贝恩咨询公司的研究，企业高管平均每年会收到30000封邮件（法兰克福汇报，2014，第184期）。过多的信息就是没有信息。这不只是互联网的问题，而是这个公司的问题。如果人们不知道什么是重要的，就会对一切都感兴趣，所以这些内容就会被交流。企业内部沟通的主要部分都是空信息或垃圾信息。

有一个案例：在一个冲压厂，外勤人员每天都要完成工作报告，这是20年前一个经理出于某一个理由规定的。后来这个经理不再在这个公司继续工作，外勤人员也没有了，但这个报告每天还在被创建、传递、无人阅读最后归档。还一直有这样的情况，一些人花了很多时间和精力收集数据，然后将其在Excel中做成带阴影的三维图标，发送邮件给所有人，附加上一句“你们看看这个，挺有趣的”。还有现在仍然在布告栏（信息板）上张贴的无数与这个部门员工完全不相关的通知，如前三个月的病假情况。不需要的信息越来越多，这也就造成了更多的纸张消耗。有一家公司下令取消所有的统计数据和报告，并等着看员工的反应。一名员工却去抱怨，因为从二月份开始他的文件夹变空了。

每一次统计、每一个表格都应该有一个明确的目的和负责人。数字统计（图标或图形）需要设置控制范围，以明确员工负责的领域，并且可以立即采取适当的行动。每次统计必须有一个检测时间间隔，不符合条件的数据都是浪费。